団体・協会のAIを、本部・支部・会員の権限で分ける。

個人情報保護委員会は生成AIサービスの利用について注意喚起を公表しています。個人情報を扱う場合は、利用目的の範囲、サービス提供者が当該情報を機械学習に利用しないこと等の条件、利用規約・プライバシーポリシーなどを最新の公式情報で確認します。会員名簿や相談記録があるからといって、そのまま共同AIへ登録してよいとは限りません。

個別相談、人事・懲戒、未公表の議案、契約交渉、口座・決済情報、要配慮個人情報を含む可能性がある記録は、一般の共同利用領域から分けます。AI利用の必要性自体を確認し、扱う場合も必要最小限、対象者限定、保存・削除、事故時の連絡、外部提供の条件を個別に決めます。

正常な質問だけでなく、別支部の資料を求める、未公表の議案を聞く、個別相談の内容を入力する、会員が公式見解として公開しようとする、退任者が再びアクセスする、といった境界テストを行います。正しい回答が出ることに加え、権限外の要求を止め、確認先へつなげられることを受入れ条件にします。

運用開始後は、利用件数だけで評価しません。権限外の参照、誤った情報区分、承認前の外部利用、期限切れ権限、退任・退会後の残存、支部独自ルールの混在、例外申請の増加を確認します。規約、組織図、役員、支部、委託契約、利用サービスが変わった場合は、権限表とテストを更新します。