団体・協会の総会資料をAIで作る方法｜議案・根拠・承認・配布版を分ける

AIには、事務局が指定した資料から議題候補と不足事項を整理し、文章の下書きを作らせます。何を議案にするか、どの根拠を採用するか、誰へいつ配布するかは、事務局と権限を持つ人が決めます。承認前の下書きと正式配布版には、版と状態を明記します。

総務省・経済産業省のAI事業者ガイドライン第1.2版は、AI利用者を含む関係者の役割を整理し、品質・安全性を継続して確保する考え方を示しています。総会資料でも、AIの出力、事実確認、団体としての決定を分けて記録できる状態にします。

数値は、決算書、予算案、事業報告、会員数などの正本に結びます。氏名と役職は候補者名簿や決定記録に結びます。文章の要約が元資料より広い意味になっていないか、注記や条件が落ちていないかを担当者が一項目ずつ照合します。

根拠が不足する議案は、見栄えを整えて完成扱いにしません。必要資料、確認者、回答期限を付けて保留し、そろった後に同じ版へ追記するのではなく、改訂版として確認をやり直します。

正常な資料だけでなく、旧版の規約、数字の不一致、未承認の役員候補、出席者の重複、締切後の変更、個人情報を含む添付、承認者不在を用意します。合格条件はAIが空欄を埋めることではありません。根拠が足りないときに止まり、確認先と次の行動を示せることです。

導入後は、修正された議案、根拠の差替え、数字の不一致、承認差戻し、配布後の訂正、確認時間を記録します。これは一般的な活用例であり、特定団体での導入実績や効果を示すものではありません。定款・規約、会計資料、役員、開催方法、利用環境が変わったときは再検証します。