自治体の庁内照会をAIで整理する方法｜所管課・根拠・期限・正式回答を分ける

最初に、受付担当が質問、照会元、目的、対象、基準日、期限を整えます。AIは内容を分類し、所管候補、根拠候補、確認質問を出します。所管課の職員が自課の案件かを判断し、承認済み資料へ照合して回答案を直し、権限を持つ人が正式回答として確定します。

デジタル庁の生成AIガイドライン第2.0版は、利用者、企画者、提供者などの役割に応じたルールと、運用開始後の安全性・品質の検証を示しています。庁内照会でも、AIの出力、担当課の確認、正式回答の責任を分けて記録できる形にします。

デジタル庁が地方公共団体と行った生成AI活用の検証では、公表資料を参照して規制所管部門の検討を支える取組が紹介されています。同資料は、生成結果をたたき台として扱い、人による精査や検討が不要になるわけではないことも明記しています。庁内照会でも、根拠候補を見つける仕事と、適用を判断する仕事を分けます。

資料が改定されたら、古い回答案をそのまま使い回しません。変更日、施行日、経過措置、対象案件を確認し、影響する質問を洗い出します。旧版を参照した回答は停止または要確認にし、再確認が終わったものから利用を再開します。

正常な質問だけでなく、対象年度なし、旧版資料、複数所管、例外、個人情報、期限超過、根拠間の矛盾を用意します。合格条件は、AIが必ず答えることではありません。分からない案件を止め、必要な確認事項と担当者を示し、未承認の回答を正式回答として送らないことです。

見る指標は、所管候補の修正、根拠資料の差替え、確認質問、担当課への差戻し、回答までの時間、誤回答、保留、再利用後の修正です。結果は一般的な活用例として扱い、特定自治体での導入実績や効果として表現しません。資料、所管、回答様式、利用環境が変わったときは再検証します。