自治体のAI議事録作成｜録音・文字起こし・原音照合・公開の実務設計

最初に、原音、未確認の文字起こし、編集案、承認済みの正式版という状態を分けます。ファイル名だけに頼らず、会議名、開催日時、版、作成者、確認者、承認状態を記録します。検索やAIの参照対象には、原則として承認済みの版を使い、未確認の文字起こしが正式な回答根拠へ混ざらないようにします。

志木市は、録音した音声ファイルを自動で文字起こしし、生成AIと連携して要約する会議録作成支援システムの利用を公表しています。これは確認できる活用例ですが、公開ページは個々の会議における正確性や承認手順を保証するものではありません。各自治体は、自らの文書管理、情報公開、個人情報保護、会議運営の規程に合わせて正式版を確定します。

確認担当者は、AIが低い確度を示した箇所だけでなく、行政判断や住民への案内に使われる箇所を優先して原音へ戻ります。発言が重なった場面、雑音がある場面、画面共有や配付資料を指している場面、複数の数字が続く場面には印を付けます。聞き取れない内容を前後から推測して埋めず、発言者や主管課へ確認し、未確認ならその状態を残します。

デジタル庁のガイドライン第2.0版は、生成AIの対象をテキストだけでなく音声や画像へ広げ、利用に伴うリスクを管理する考え方を示しています。政府向けのガイドラインを自治体へそのまま義務として当てはめるのではなく、音声から作られた出力も人の確認なしに正式記録へしない、という実務上の参考にします。

受入れ条件には、録音の案内、対象外議題、処理環境、アクセス権、照合項目、承認、保存、公開、訂正、削除、障害時の代替手順を含めます。正答率の一つの数字だけで合否を決めず、決定事項や個人情報を誤ったときの影響も評価します。

運用開始後は、文字起こし件数だけでなく、原音へ戻った箇所、発言者の修正、固有名詞・数値の修正、決定事項の差戻し、非公開情報の検出、公開後の訂正を確認します。ここで示す方法は一般的な活用例であり、特定自治体の導入実績や削減効果を示すものではありません。会議の種類と自治体の規程に合わせて、確認工程を調整します。