資料が大量にあります。すべて登録すべきですか？
いいえ。対象業務に必要で、正本と更新責任者が明確な資料から選びます。重複や旧版は整理してから扱います。
IMPLEMENTATION / ARTICLE 04
AI導入前に整理したい5つの情報
何を頼みたいか、誰が使うか。導入前に整理したい5つのことを、資料がそろっていない場合も含めて紹介します。
この記事の目次
SHORT ANSWER
まず、結論から。
結論AI導入前は、目的、利用者、参照資料、入力しない情報、人の確認体制の5項目を先に整理します。
完璧な資料集を先に作る必要はありません。対象業務と利用者を決め、必要な情報と入力してはいけない情報を分けることが第一歩です。
KEY POINTS
この記事の、4つの要点。
- 最初に対象業務と改善したい状態を一文で定義する
- 基準となる資料と参考資料を分け、版・更新日・管理者を確認する
- 個人情報・営業秘密・契約上制限のある情報を分類する
- AIの回答を誰が確認し、どこまで利用できるかを決める
FIVE ITEMS
集める前に、使い方を決める。
『会社の資料をすべてAIに入れる』という進め方は、範囲が広すぎて目的もリスクも曖昧になります。まず、どの業務の何を改善したいかを一文で定義し、その業務に必要な資料だけを選びます。
利用者が一人か複数部署かによって、必要な権限と説明も変わります。利用目的、利用者、参照資料、禁止情報、確認者の5項目を一枚にまとめると、設計と見積もりが具体化します。
目的
どの仕事を、どう改善したいか
例：問い合わせメールの下書きにかかる時間を減らす。
利用者
誰が、どの場面で使うか
例：営業担当者が返信前に使い、責任者が内容を確認する。
参照資料
何を正しい情報源にするか
例：最新版の商品案内と料金表。更新日と管理担当も決める。
入力しない情報
何を入力・参照の対象外にするか
例：返信の下書きに不要な顧客の個人情報や、社外秘の資料。
人の確認体制
誰が、何を確認して使うか
例：担当者が金額・日程・宛先を確認してから送信する。
まだ決まっていない項目は、相談しながら整理できます。
INFORMATION INVENTORY
資料は、正しさと更新性で選ぶ。
同じ制度や商品について複数の資料がある場合は、どれを基準となる最新版（正本）にするかを決めます。ファイル名だけでなく、版、更新日、管理部署、利用範囲を確認します。古い資料を混ぜると、AIは新旧を自動で正しく判断できない場合があります。
資料が未整理でも、公開済みの公式ページ、現在使っているテンプレート、よくある質問など、確認しやすい情報から始められます。運用しながら不足を見つけ、段階的に追加します。
HUMAN REVIEW
確認工程も、導入情報の一部。
AIの出力を誰が確認するか、社内利用に限定するか、外部送信前に何を照合するかを決めます。金額、日程、固有名詞、法令、契約、個人情報など、誤りの影響が大きい項目はチェックリスト化します。
利用開始後は、誤回答だけでなく『役に立たなかった回答』も記録します。ナレッジ不足、指示の曖昧さ、業務範囲の広げすぎを見分け、設計を改善します。
FREQUENTLY ASKED QUESTIONS
この記事のよくある質問。
社内情報が整理されていないと導入できませんか？
導入できます。目的、代表的な業務、現在使うテンプレートや公開情報から始め、必要な情報を段階的に整理します。
AIの回答は誰が確認すべきですか？
業務の責任者または内容を判断できる担当者です。外部発信や重要判断ほど、確認者と確認項目を明確にします。
PRIMARY SOURCES
判断の基準にした、公式情報。
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