自治体が住民情報を生成AIへ入力する前の判断手順

個人情報保護委員会は、行政機関等が個人情報を含むプロンプトを入力する場合、特定された利用目的のための必要最小限の利用または提供であることを十分に確認するよう注意喚起しています。デジタル庁のガイドライン第2.0版も、入力の可否を事前に確認し、判断できない場合は個人情報を含まないプロンプトとする考え方を示しています。

本記事の判断票と手順は、各自治体が自らの法令、条例、規程、情報セキュリティポリシー、契約に照らして検討するための一般的な活用例です。特定自治体で確認済みの導入実績、個別案件の適法性判断、効果保証ではありません。判断に迷う場合は、個人情報保護担当、法務、情報セキュリティ担当へ引き継ぎます。

個人情報保護委員会は、保有個人情報が応答結果の出力以外の目的で取り扱われる場合、個人情報保護法に違反する可能性があるとし、提供事業者が機械学習に利用しないこと等を十分に確認するよう示しています。利用規約やプライバシーポリシーの表示だけでなく、自治体との契約、設定、再委託、保管場所、保存期間、削除、ログ、事故時の連絡まで確認します。

サービスの仕様や契約が変更されたときに、以前の承認を自動で引き継がない仕組みも必要です。契約・規約の版、確認日、確認者、変更通知の受け手、再確認期限を台帳へ記録し、確認できない項目は『問題なし』ではなく未確認として扱います。

検証では、個人情報を含まない通常ケースだけでなく、自由記述へ不要な個人情報が混入した場合、複数人の情報が含まれる場合、誤ったデータ、古い規約、権限外の利用者、サービス仕様変更を含めます。入力前に止められるか、誤入力を検知・報告・削除できるかも確認します。

運用開始後は、入力件数ではなく、入力を見送った理由、不要項目の削減、承認差戻し、出力修正、誤入力、削除、問合せ、契約変更を確認します。目的や契約が変わったときは利用をいったん止め、判断票を更新して再承認します。